# Automatitzar correus amb IA > Automatitza correus amb IA a Gmail i Outlook: classifica la safata, redacta respostes, extreu dades als teus sistemes i fa seguiments per tu. URL: https://gradual.pro/ca/casos-d-us/automatitzar-correus Actualitzat: 2026-09-29 Classifica la safata d’entrada, deixa les respostes en esborrany i passa les dades de cada correu als teus sistemes. - Cada correu entrant s’etiqueta per tipus, urgència i responsable en el moment d’arribar. - La IA deixa un esborrany de resposta a la teva safata amb dades reals dels teus sistemes. - Comandes, sol·licituds i adjunts es converteixen en registres del teu CRM, ERP o agenda. - Els correus sense resposta generen un seguiment automàtic o un avís. ## Què es pot automatitzar al correu amb IA? Pots automatitzar correus de gairebé qualsevol tipus que es repeteixi. El correu és l’eina on més temps perd un equip d’oficina, i bona part d’aquest temps se’n va en tasques repetitives. Aquestes són les que automatitzem: - **Triatge de la safata**: etiquetes per tipus (client, proveïdor, factura, candidat, correu comercial no desitjat), urgència i persona responsable. - **Esborranys de resposta**: la IA escriu la resposta amb el teu to i amb dades dels teus sistemes, i la deixa als esborranys perquè la revisis. - **Extracció de dades**: comandes, sol·licituds de pressupost, canvis de cita o incidències passen al teu CRM, ERP o agenda. - **Adjunts**: factures, contractes i albarans es desen a la carpeta correcta i es processen. - **Seguiments**: si un client o proveïdor no respon en X dies, surt un recordatori o t’arriba un avís. - **Resums**: un informe diari amb el que és important d’una bústia compartida o de fils llargs. ## La IA de Gmail o d’Outlook no fa ja això? Gemini a Gmail i Copilot a Outlook ajuden a escriure i resumir quan tu obres un correu i els ho demanes. Són útils per al treball individual, però no actuen sols sobre cada correu que arriba ni coneixen els teus sistemes: no saben si la comanda que menciona el client ja s’ha enviat ni poden crear la fitxa al teu CRM. El que muntem treballa en segon pla sobre la safata, amb les regles de la teva empresa i connectat a les teves dades. Pots continuar fent servir Gemini o Copilot per escriure; el nostre sistema s’ocupa del que entra sense que l’hagis d’obrir. ## La IA envia correus sense que els revisi ningú? Per defecte, no. La configuració que recomanem deixa els esborranys preparats i una persona els envia. Revisar i prémer enviar porta uns segons, davant dels minuts que costa redactar des de zero. Quan un tipus de correu és molt repetitiu i de baix risc, com confirmar la recepció d’un currículum o acusar recepció d’una factura, es pot activar l’enviament automàtic per a aquest tipus concret. Ho decidim amb tu després d’unes setmanes veient la qualitat dels esborranys. Si el que busques és un agent que atengui clients per correu i altres canals, mira el [xatbot d’atenció al client](/ca/casos-d-us/atencio-client-ia). ## Exemple: una bústia de comandes en una empresa de subministraments industrials Una empresa de subministraments industrials rep a comandes@ entre 50 i 80 correus al dia. Alguns són comandes amb un PDF adjunt, uns altres pregunten per terminis, uns altres demanen canviar un lliurament. Dues persones els llegeixen, copien les comandes a l’ERP i contesten un a un. Amb el flux automatitzat, cada correu es classifica en arribar. Si és una comanda, la IA llegeix el PDF o el text, identifica el client i les referències, i crea la comanda en esborrany a l’ERP amb un avís si alguna referència no existeix o el preu no coincideix amb la seva tarifa. Si és una consulta de termini, busca la comanda i deixa una resposta als esborranys amb la data prevista. Els canvis de lliurament es registren i l’equip de magatzem rep l’avís. Les dues persones passen de teclejar a validar. Les factures que arriben a aquesta bústia segueixen el seu propi circuit d’[automatització de factures](/ca/casos-d-us/automatitzar-factures). ## Procés 1. **Analitzem la teva safata**: Revisem una mostra de correus de les últimes setmanes i agrupem els tipus que es repeteixen més. 2. **Definim les regles**: Quina etiqueta porta cada tipus, qui n’és el responsable, quines dades s’extreuen i què es respon. 3. **Connectem correu i sistemes**: Gmail o Outlook amb permisos mínims, i el teu CRM, ERP, agenda o carpeta de documents. 4. **Esborranys en prova**: Durant dues o tres setmanes la IA només proposa i mesurem quants esborranys s’envien sense canvis. 5. **Ampliem amb criteri**: Activem seguiments, enviaments automàtics de baix risc i nous tipus de correu segons els resultats. - diàries recuperades per persona que gestiona una bústia compartida: 1-2 h - d’esborranys enviats amb canvis mínims o cap: 50-80 % - de correus entrants classificats i amb responsable: 100 % Rangs orientatius habituals en projectes de correu; depenen del volum de la bústia, de com de repetitius siguin els missatges i dels sistemes connectats. Eines: Gmail API, Microsoft Graph (Outlook), Google Workspace, Microsoft 365, n8n, Make, OpenAI, Anthropic Claude, HubSpot, Odoo ## Preguntes freqüents ### Quant costa automatitzar els correus amb IA? Depèn del nombre de bústies, del volum de correu i dels fluxos: la classificació i els esborranys en són un, i l’extracció de dades al teu CRM o ERP i els seguiments solen ser fluxos addicionals. Et donem preu tancat per fase abans de començar. El consum d’IA el pagues al proveïdor i en una bústia de pime sol quedar entre 20 € i 80 € al mes. ### Funciona amb Gmail i amb Outlook? Sí. Ens connectem a Gmail i Google Workspace per l’API de Gmail, i a Outlook i Microsoft 365 per Microsoft Graph. Funciona amb bústies personals i compartides, sense canviar de proveïdor de correu. ### És segur donar accés al meu correu a una IA? Sí, si es limita bé. Demanem només els permisos necessaris, fem servir proveïdors d’IA que no entrenen amb les teves dades i podem excloure remitents o etiquetes sensibles. Pots revocar l’accés des del teu compte de Google o Microsoft en qualsevol moment. ### Pot la IA respondre correus amb el meu estil? Sí. Fem servir els teus correus enviats com a referència de to, salutacions i comiats, i afegim regles explícites (tu o vostè, signatura, frases que no fas servir). Els primers esborranys necessiten ajustos; en poques setmanes la majoria surt a punt per enviar. ### Quina diferència hi ha amb les regles i filtres de Gmail? Els filtres de Gmail treballen amb remitents i paraules exactes. La IA entén el contingut: sap que «per a quan tindríeu allò de la comanda 4512?» és una consulta de termini encara que no contingui cap paraula clau, i actua en conseqüència.