# Recepcionista IA per a la teva empresa

> Recepcionista IA que respon el telèfon 24/7, dona cita, resol dubtes i et passa les trucades importants. Secretària virtual per a pimes.

URL: https://gradual.pro/ca/casos-d-us/recepcionista-ia

Actualitzat: 2026-09-29

Agafa el telèfon 24 hores, respon dubtes i dona hora al teu calendari. Si cal, passa la trucada al teu equip.

- Respon totes les trucades, també fora d’horari i quan la línia està ocupada.
- Consulta la teva agenda en temps real, reserva la cita i la confirma per WhatsApp o SMS.
- Transfereix a una persona les trucades urgents o delicades, amb un resum del que s’ha parlat.
- Posada en marxa i manteniment amb pressupost tancat; el consum de veu es paga per minut al proveïdor.
- Calcula el teu cas amb la calculadora gratuïta de cost de recepcionista IA.

## Què fa exactament una recepcionista IA?

Una recepcionista o secretària IA fa el mateix que la persona que agafa el telèfon a la teva recepció, amb la diferència que atén vàries trucades alhora i no té horari. Quan algú truca, la recepcionista IA saluda amb el nom de la teva empresa, entén què necessita i actua segons les regles que definim amb tu.

Les tasques habituals són aquestes:

- **Donar, moure i cancel·lar cites** a Google Calendar, Outlook o el programari de reserves que facis servir.
- **Respondre preguntes freqüents**: horaris, preus orientatius, adreça, aparcament, documentació que cal portar.
- **Filtrar i transferir trucades** a la persona adequada, o prendre nota del missatge si no hi ha ningú disponible.
- **Enviar confirmacions i recordatoris** per WhatsApp o SMS amb la data, l’hora i la ubicació.
- **Registrar cada trucada** al teu CRM o en un full de càlcul amb nom, motiu, resultat i gravació o transcripció.

## En què es diferencia d’un contestador o d’una centraleta amb menú?

Un contestador desa un missatge que algú ha d’escoltar i tornar. Una centraleta amb menú obliga el client a prémer tecles, i molta gent penja abans d’arribar a l’opció que busca.

La secretària virtual amb IA conversa. El client diu «volia canviar la cita de dijous a la setmana que ve a la tarda» i l’agent busca el forat, el proposa i el confirma a la mateixa trucada. Si el client pregunta alguna cosa que no és a la informació de la teva empresa, l’agent ho reconeix, en pren nota i avisa el teu equip en lloc d’improvisar.

En comparació amb una recepcionista virtual humana externalitzada, la IA costa menys per trucada i no té pics d’espera. A canvi, cal definir bé els límits: què pot decidir sola i què ha de passar a una persona. Tècnicament és un dels [agents d’IA per a empreses](/ca/serveis/agents-ia) que desenvolupem, especialitzat en veu.

## Exemple: una clínica dental amb dues cadires i el telèfon sonant a la consulta

Imagina una clínica dental amb dos odontòlegs i una auxiliar que també agafa el telèfon. Durant els tractaments ningú pot respondre, i les trucades perdudes acaben en pacients que reserven en una altra clínica.

Amb la recepcionista IA, el flux queda així: un pacient truca a les 13:40 per demanar una neteja. L’agent pregunta si ja és pacient, busca la seva fitxa pel número de telèfon, consulta l’agenda del programari de la clínica i li ofereix dos forats. El pacient tria dimarts a les 17:00. L’agent crea la cita, li envia la confirmació per WhatsApp amb l’adreça i programa un recordatori 24 hores abans.

Si un altre pacient truca amb un mal fort, l’agent segueix la regla d’urgències que ha definit la clínica: transfereix la trucada al mòbil de guàrdia o, si no la contesta, envia un avís immediat amb el resum. L’auxiliar revisa al final del dia un llistat amb totes les trucades i el que s’ha fet a cadascuna. Pots veure més casos del sector a [IA per a clíniques](/ca/sectors/cliniques).

## Quant costa una recepcionista IA?

El cost té tres parts. La **posada en marxa** depèn de les integracions (agenda, WhatsApp, CRM) i de la complexitat de les trucades. El **manteniment** inclou ajustos, revisió de converses i canvis d’informació. Tots dos van amb pressupost tancat. El **consum** de la plataforma de veu es paga per minut directament al proveïdor, més el model d’IA i el número de telèfon.

Una pime que rep unes 300 trucades al mes de 2-3 minuts sol gastar en consum una quantitat força menor que el cost mensual d’una persona dedicada al telèfon. Per fer el càlcul amb les teves dades, fes servir la [calculadora de cost de recepcionista IA](/ca/eines/calculadora-cost-recepcionista-ia): hi introdueixes trucades, durada i cost actual, i et dona una estimació.

## Què passa amb la privadesa i l’avís que parla amb una IA?

La recepcionista IA es presenta com a assistent virtual a l’inici de la trucada, tal com exigeix el Reglament europeu d’IA, i el client pot demanar parlar amb una persona en qualsevol moment. Si graves o transcrius les trucades, l’agent n’informa i ho gestionem amb la base legal que correspongui segons el RGPD.

Triem proveïdors amb servidors o acords de tractament de dades a la UE sempre que és possible i limitem el que l’agent pot llegir dels teus sistemes: si només ha de veure forats lliures, no accedeix a l’historial clínic ni a dades de facturació.

## Procés

1. **Mapegem les teves trucades**: Escoltem amb tu quins tipus de trucada reps, quines es poden resoldre soles i quines han d’anar a una persona.
2. **Dissenyem la conversa**: Escrivim el guió base, la veu, el to i les regles de transferència, i reunim la informació que l’agent necessita.
3. **Connectem agenda i canals**: Integrem el teu calendari o programari de reserves, WhatsApp o SMS per a les confirmacions i el CRM on es registren les trucades.
4. **Configurem el número**: Desviem el teu número actual (sempre, fora d’horari o quan comunica) o et donem un de nou, sense canviar d’operador.
5. **Pilot amb trucades reals**: Durant 4-6 setmanes escoltem una mostra de trucades cada setmana i corregim respostes, temps i transferències.

- de trucades ateses, incloses les de fora d’horari: 100 %
- de latència de resposta en conversa: < 1 s
- de trucades resoltes sense intervenció humana: 50-80 %

Rangs orientatius habituals en projectes de recepció telefònica; el percentatge de resolució depèn de com de repetitives siguin les teves trucades i de la informació disponible.

### Recepcionista IA, contestador i recepcionista humana

|  | Contestador o menú | Recepcionista IA | Recepcionista humana |

| --- | --- | --- | --- |

| Atén fora d’horari | Només grava missatges | Sí, 24/7 | No |

| Vàries trucades alhora | No | Sí | No |

| Dona cita durant la trucada | No | Sí | Sí |

| Cost mensual | Molt baix | Consum per minut + manteniment | Salari complet |

| Casos delicats | No | Transfereix a una persona | Sí |

Eines: Retell AI, Vapi, Twilio, OpenAI, Anthropic Claude, ElevenLabs, Google Calendar, Microsoft Outlook, WhatsApp Business API, n8n

## Preguntes freqüents

### Quant costa una recepcionista IA per a una pime?

Depèn de les integracions, del volum i la durada de les trucades i del manteniment que necessitis. La posada en marxa i el manteniment van amb pressupost tancat, i el consum de veu el pagues per minut al proveïdor. Una pime amb unes quantes centenes de trucades al mes sol pagar en consum molt menys que una persona al telèfon. Pots estimar-ho a la calculadora gratuïta.

### Puc mantenir el meu número de telèfon actual?

Sí. El més habitual és configurar un desviament des del teu número actual cap a l’agent: sempre, només fora d’horari o quan la línia està ocupada. No has de canviar d’operador ni avisar els teus clients.

### La secretària virtual IA sona com un robot?

No sona com els contestadors d’abans. Les veus actuals són naturals, admeten interrupcions i responen en menys d’un segon. Triem amb tu la veu i el to, i l’agent sempre es presenta com a assistent virtual per complir la normativa.

### Què passa si la recepcionista IA no sap què respondre?

Segueix la regla que hagis definit: transfereix la trucada a una persona, pren nota del missatge o promet que tornarà la trucada. En tots els casos t’arriba un avís amb el resum, de manera que ningú no ha de repetir l’explicació.

### Amb quines agendes i programes de cites funciona?

Amb Google Calendar i Outlook directament, i amb la majoria de programes de reserves i gestió que tenen API, com els de clíniques, perruqueries o tallers. Si el teu programari no té API, ho revisem a la primera trucada i busquem una alternativa.

### Atén en altres idiomes a més del català?

Sí. L’agent detecta l’idioma de qui truca i pot respondre en català, castellà, anglès, francès o altres idiomes habituals. Va bé en hotels, clíniques amb pacients estrangers o negocis en zones turístiques.