IA para pymes

¿Por dónde empieza una pyme con la inteligencia artificial?

Empieza por la tarea que más horas consume y tiene reglas claras. Para encontrarla, pregunta a tu equipo qué hacen cada día que les parezca «copiar y pegar». Las respuestas suelen repetirse: contestar las mismas preguntas de clientes, pasar pedidos del correo al ERP, registrar facturas, preparar presupuestos parecidos o actualizar una hoja de cálculo.

Una buena primera tarea cumple tres condiciones: ocurre muchas veces a la semana, sigue una lógica que puedes explicar y un error se detecta y corrige sin daño grave. Si además puedes medir cuánto tiempo lleva hoy, tendrás un objetivo de ahorro claro. Nuestro test de madurez en IA te ayuda a ver en qué punto estás.

¿Cuáles son las automatizaciones más baratas y rentables?

Estas son las que recomendamos más a menudo como primer paso en empresas de 5 a 50 personas:

• Respuestas a clientes por WhatsApp o web: un agente atiende preguntas frecuentes, horarios, precios y estado de pedidos, y pasa lo demás a una persona.
• Correo clasificado y con borrador: la IA etiqueta los correos entrantes, prepara respuestas a los habituales y avisa de los urgentes. Ver automatizar emails.
• Captura de facturas de proveedores: lectura automática y registro en tu programa de contabilidad o envío a tu gestoría.
• Presupuestos a partir de una petición: la IA lee lo que pide el cliente y rellena tu plantilla con productos y precios de tu tarifa.
• Conexión entre herramientas: que un pedido de la web cree la factura, avise al almacén y actualice el CRM sin que nadie lo copie.

¿Cuánto cuesta implantar IA en una pyme?

Depende de qué automatices y de cómo. Lo que más mueve el coste:

• Número de procesos y de pasos en cada uno.
• Canales implicados: correo, WhatsApp, web o teléfono, y si hay voz.
• Integraciones con tus programas, como ERP, CRM o programa contable.
• Volumen de documentos, mensajes o llamadas.
• Si hay un agente en producción que necesita mantenimiento mensual.

Empezamos con una llamada gratuita de 30 minutos y después te enviamos una propuesta por escrito con precio cerrado para cada fase. El consumo de los modelos de IA, la telefonía o los mensajes de WhatsApp los pagas directamente a cada proveedor. Puedes calcular el retorno de tu caso con la calculadora de ahorro.

¿Cómo funciona el método por fases?

Dividimos el proyecto en cuatro fases para que no tengas que apostar todo el presupuesto de golpe. En el diagnóstico revisamos procesos y herramientas y fijamos por escrito un objetivo de ahorro. En el piloto automatizamos una sola tarea y la medimos con datos reales durante unas semanas. Si alcanza el objetivo, pasamos al escalado y ampliamos a más tareas o departamentos. La última fase es la operación: mantenimiento, ajustes y seguimiento mensual.

Cada fase se paga sola antes de empezar la siguiente. Si un piloto no da el resultado previsto, lo sabes pronto y con poco gasto. Tienes el detalle en nuestro método.

¿Hay ayudas públicas para implantar IA en una pyme?

Sí, en España existen programas públicos de ayuda a la digitalización de pymes y autónomos, tanto estatales como de comunidades autónomas y cámaras de comercio. Algunos han cubierto herramientas de gestión, presencia web o, más recientemente, soluciones de IA.

Las cuantías, los requisitos y los plazos cambian con cada convocatoria, así que no te damos cifras que pueden estar desfasadas. Te recomendamos consultar las convocatorias vigentes en la web de Red.es, en la de tu comunidad autónoma o en tu cámara de comercio. Si encuentras una que encaje, te ayudamos a definir el proyecto para que cumpla sus condiciones, aunque la tramitación la hace la empresa o su gestoría.

Ejemplo: una distribuidora de 15 personas

Una distribuidora de material eléctrico en Murcia recibe unos 60 pedidos al día por correo, WhatsApp y teléfono. Dos personas de administración los pasan a mano al ERP y responden a clientes que preguntan si ha salido su pedido.

En el diagnóstico medimos unas 25 horas semanales en esas dos tareas. El piloto automatiza la lectura de pedidos por correo: la IA identifica cliente, referencias y cantidades, los carga en el ERP y marca las dudas. Tras seis semanas, el 80 % de los pedidos por correo entra sin tocarlo. En la segunda fase se añade un agente de WhatsApp que consulta el estado de los pedidos. El ejemplo es ilustrativo; cada empresa parte de volúmenes distintos.