IA para asesorías y gestorías

¿Qué tareas de una asesoría se pueden automatizar con IA?

Se pueden automatizar las tareas que se repiten con cada cliente y cada trimestre: registrar facturas recibidas y emitidas, clasificar tickets de gastos, conciliar movimientos bancarios, pedir la documentación que falta y avisar de vencimientos. En una asesoría de 5 a 25 personas, esas tareas ocupan buena parte de la jornada de los técnicos en las semanas de cierre.

La IA actual lee documentos con formatos distintos sin plantillas fijas, así que funciona con la factura del proveedor grande y con el ticket arrugado de la gasolinera. El técnico revisa lo que el sistema marca como dudoso.

Automatizaciones que implantamos en asesorías

Ordenadas por lo rápido que se notan en el día a día:

• Captura de facturas y tickets: el cliente los manda por correo, WhatsApp o una carpeta compartida; la IA extrae NIF, base, tipo de IVA, retención y fecha, y prepara el registro para tu programa contable. Ver automatizar facturas.
• Ayuda en la conciliación bancaria: cruza los movimientos del extracto con facturas pendientes y propone la casación; el técnico confirma las que el sistema no ve claras.
• Recogida de documentación: antes de cada cierre, el sistema pide a cada cliente lo que le falta, recuerda los pendientes y avisa al técnico de quién sigue sin enviar.
• Calendario fiscal por cliente: avisos automáticos de modelos trimestrales y anuales según el régimen de cada cliente, con la lista de lo que necesitas de él.
• Respuestas a consultas recurrentes: un asistente contesta por correo o WhatsApp dudas como «¿esta factura es deducible?» o «¿cuándo me cargan el IVA?» usando tus criterios, y pasa a un técnico lo que no es rutinario.
• Laboral y nóminas: lectura de partes de alta, bajas e incidencias enviados por los clientes para preparar la nómina del mes.

¿Se integra con A3, Sage u Holded?

Sí, por la vía que permita cada programa. Holded tiene una API abierta y permite crear contactos, facturas y asientos directamente. Las soluciones de Wolters Kluwer (A3) y Sage ofrecen APIs en sus versiones en la nube y, en las de escritorio, importación de ficheros con formato definido, que generamos automáticamente.

Si usas otro programa, como Contasol, Contasimple o un ERP del cliente, aplicamos la misma lógica: extraemos los datos, los validamos y los dejamos en el formato de entrada que acepte. En la llamada inicial revisamos tus herramientas y te decimos qué vía usaremos antes de presupuestar.

¿Qué pasa con la confidencialidad de los datos de los clientes?

Una asesoría trata datos fiscales, bancarios y laborales de terceros, así que la IA tiene que cumplir el RGPD igual que el resto de tus sistemas. Trabajamos con proveedores de IA que firman contrato de encargado de tratamiento, no entrenan con tus datos y pueden procesar en la UE.

Además, cada automatización accede solo a los datos que necesita y deja registro de lo que hace. Los agentes que hablan con clientes no dan asesoramiento fiscal cerrado: aplican los criterios que tú has aprobado y derivan el resto. Si más adelante aplicas los requisitos de facturación verificable de la normativa antifraude, diseñamos los flujos para que no interfieran con tu software certificado.

Una semana de cierre trimestral con IA

Una gestoría de Zaragoza con 180 clientes, entre autónomos y sociedades pequeñas, entra en la última semana del trimestre. Diez días antes, el sistema ha enviado a cada cliente la lista de documentos pendientes. A 60 les ha tenido que recordar dos veces; a 15 les ha llamado un técnico porque seguían sin contestar.

Las 2.300 facturas y tickets recibidos han pasado por la captura automática. El 85 % entra en el programa contable con solo una revisión rápida. El resto aparece en una bandeja de dudas: tickets ilegibles, facturas sin NIF o tipos de IVA poco habituales.

Mientras tanto, el asistente ha respondido 70 consultas por WhatsApp sobre plazos y documentación. Los técnicos dedican la semana a revisar, cuadrar y hablar con los clientes que tienen algo que decidir. Las cifras son ilustrativas y varían con cada cartera de clientes.