Automatizar facturas de proveedores

¿Cómo funciona la automatización de facturas con IA?

El circuito empieza donde llegan hoy tus facturas: un buzón como facturas@tuempresa.com, una carpeta compartida o el escáner de la oficina. Desde ahí, cada documento sigue estos pasos:

• Captura: el sistema recoge el PDF o la imagen del correo o la carpeta, y descarta lo que no es una factura.
• Lectura: el OCR convierte la imagen en texto y un modelo de lenguaje identifica cada campo aunque el formato cambie de un proveedor a otro.
• Validación: comprueba que el NIF existe en tu maestro de proveedores, que las bases y el IVA cuadran, que la factura no está duplicada y, si trabajas con pedidos, que coincide con el pedido o el albarán.
• Aprobación: las facturas por encima de un importe o de ciertos proveedores llegan al responsable, que aprueba desde el correo o Slack.
• Registro: la factura se contabiliza con su cuenta de gasto y su centro de coste, y el PDF queda archivado y enlazado.

¿Por qué no basta con el OCR del programa contable?

Muchos programas incluyen un lector de facturas que funciona bien con proveedores habituales y formatos limpios. Los problemas empiezan con facturas escaneadas torcidas, varias facturas en un mismo PDF, facturas en otro idioma o proveedores que cambian el diseño.

Un modelo de IA entiende el documento como lo haría una persona y además aplica tus reglas: a qué cuenta va cada tipo de gasto, qué proveedor lleva retención, qué facturas necesitan pedido. Es la misma tecnología que usamos en el procesamiento de documentos con IA para contratos o albaranes. Si tu lector actual funciona para el 90 % de tus facturas, quizá solo necesites automatizar la validación y la aprobación. Lo revisamos en la primera llamada.

¿Qué tiene que ver Verifactu y la factura electrónica con esto?

Son dos obligaciones distintas que conviene no mezclar. Verifactu es el sistema que exige que los programas con los que emites facturas cumplan requisitos de integridad y trazabilidad, y que puedan enviar los registros a la Agencia Tributaria. Afecta sobre todo a las facturas que emites y lo resuelve tu proveedor de software de facturación.

La factura electrónica obligatoria entre empresas, prevista en la Ley Crea y Crece, hará que cada vez más facturas de proveedores lleguen en formato estructurado en lugar de PDF. El calendario de aplicación depende del desarrollo reglamentario, así que consulta las fechas vigentes con tu asesoría. Para la automatización es una buena noticia: una factura estructurada se lee sin OCR. Diseñamos el circuito para que acepte PDF, imágenes y formatos electrónicos, y así no tienes que rehacerlo cuando cambie la proporción.

Ejemplo: una distribuidora con 400 facturas de proveedores al mes

Una distribuidora de alimentación recibe unas 400 facturas al mes de 80 proveedores, muchas en PDF por email y otras escaneadas desde papel. Una administrativa dedica casi la mitad de su jornada a teclearlas en A3 y a cruzarlas con los albaranes.

Con el circuito automatizado, las facturas llegan a un buzón único. La IA extrae los datos, localiza el albarán en el ERP por número de pedido y compara cantidades e importes. Cuando todo cuadra, la factura se registra en A3 con su cuenta y queda pendiente de pago. Cuando hay una diferencia (un precio distinto, una línea de más), la factura llega a la administrativa con la discrepancia señalada. Su trabajo pasa de teclear a revisar excepciones. Si trabajas con una asesoría externa, el mismo circuito le entrega la documentación ordenada; ver IA para asesorías.