Automatitzar factures de proveïdors

Com funciona l’automatització de factures amb IA?

El circuit comença allà on arriben avui les teves factures: una bústia com factures@lateva-empresa.com, una carpeta compartida o l’escàner de l’oficina. D’allà estant, cada document segueix aquests passos:

• Captura: el sistema recull el PDF o la imatge del correu o la carpeta, i descarta el que no és una factura.
• Lectura: l’OCR converteix la imatge en text i un model de llenguatge identifica cada camp encara que el format canviï d’un proveïdor a un altre.
• Validació: comprova que el NIF existeix al teu mestre de proveïdors, que les bases i l’IVA quadren, que la factura no és duplicada i, si treballes amb comandes, que coincideix amb la comanda o l’albarà.
• Aprovació: les factures per sobre d’un import o de certs proveïdors arriben al responsable, que aprova des del correu o Slack.
• Registre: la factura es comptabilitza amb el seu compte de despesa i el seu centre de cost, i el PDF queda arxivat i enllaçat.

Per què no n’hi ha prou amb l’OCR del programa comptable?

Molts programes inclouen un lector de factures que funciona bé amb proveïdors habituals i formats nets. Els problemes comencen amb factures escanejades tortes, vàries factures en un mateix PDF, factures en un altre idioma o proveïdors que canvien el disseny.

Un model d’IA entén el document com ho faria una persona i, a més, aplica les teves regles: a quin compte va cada tipus de despesa, quin proveïdor porta retenció, quines factures necessiten comanda. És la mateixa tecnologia que fem servir en el processament de documents amb IA per a contractes o albarans. Si el teu lector actual funciona per al 90 % de les teves factures, potser només necessites automatitzar la validació i l’aprovació. Ho revisem a la primera trucada.

Què tenen a veure Verifactu i la factura electrònica amb això?

Són dues obligacions diferents que convé no barrejar. Verifactu és el sistema que exigeix que els programes amb què emets factures compleixin requisits d’integritat i traçabilitat, i que puguin enviar els registres a l’Agència Tributària. Afecta sobretot les factures que emets i ho resol el teu proveïdor de programari de facturació.

La factura electrònica obligatòria entre empreses, prevista a la Ley Crea y Crece, farà que cada cop més factures de proveïdors arribin en format estructurat en lloc de PDF. El calendari d’aplicació depèn del desenvolupament reglamentari, així que consulta les dates vigents amb la teva assessoria. Per a l’automatització és una bona notícia: una factura estructurada es llegeix sense OCR. Dissenyem el circuit perquè accepti PDF, imatges i formats electrònics, i així no l’has de refer quan canviï la proporció.

Exemple: una distribuïdora amb 400 factures de proveïdors al mes

Una distribuïdora d’alimentació rep unes 400 factures al mes de 80 proveïdors, moltes en PDF per correu i unes altres escanejades des de paper. Una administrativa dedica gairebé la meitat de la jornada a teclejar-les a A3 i a creuar-les amb els albarans.

Amb el circuit automatitzat, les factures arriben a una bústia única. La IA n’extreu les dades, localitza l’albarà a l’ERP pel número de comanda i compara quantitats i imports. Quan tot quadra, la factura es registra a A3 amb el seu compte i queda pendent de pagament. Quan hi ha una diferència (un preu diferent, una línia de més), la factura arriba a l’administrativa amb la discrepància assenyalada. La seva feina passa de teclejar a revisar excepcions. Si treballes amb una assessoria externa, el mateix circuit li lliura la documentació ordenada; mira IA per a assessories.