Processament de documents amb IA

Quins documents es poden processar amb IA?

Qualsevol document que una persona llegeix per treure’n dades i copiar-les en un altre lloc. Els que més automatitzem són aquests:

• Contractes: parts, dates d’inici i fi, renovació automàtica, imports, penalitzacions i clàusules que vols vigilar.
• Albarans i notes de lliurament: proveïdor, referències, quantitats i signatura de recepció, creuats amb la comanda.
• Formularis i sol·licituds: altes de clients, parts de treball, sol·licituds de garantia, emplenats a mà o en PDF.
• Documents d’identitat: DNI, NIE o passaport per a altes de clients o llogaters, amb comprovació de caducitat.
• Documentació tècnica o legal: escriptures, notes simples, certificats o informes que cal resumir.
• Factures: tenen el seu propi circuit; ho expliquem a automatitzar factures.

Quina diferència hi ha entre l’OCR tradicional i el processament amb IA?

L’OCR tradicional converteix una imatge en text. Per treure’n una dada concreta necessita que li diguis en quina zona de la pàgina és, així que falla tan bon punt el document canvia de format.

El processament amb IA combina OCR amb un model de llenguatge que entén el contingut. Li demanes «data de fi del contracte i si té renovació automàtica» i la troba encara que sigui a la pàgina 7 i estigui redactada d’una altra manera. També classifica: distingeix un contracte d’arrendament d’un de serveis, o una nòmina d’un certificat de retencions, i decideix què fer amb cadascun.

Com es validen les dades extretes?

Extreure no n’hi ha prou: una dada mal llegida que entra al teu ERP és pitjor que una dada que falta. Per això cada flux té regles de validació. Comprovem formats (un NIF vàlid, una data coherent), creuaments amb els teus sistemes (el client existeix, la comanda és oberta, les quantitats coincideixen) i el nivell de confiança del model mateix.

El que supera les regles passa sol. El que no, arriba a una persona amb el document a un costat, les dades a l’altre i el camp dubtós ressaltat. Revisar un document així porta segons, davant dels minuts que costa teclejar-lo.

Exemple: un despatx d’advocats que revisa contractes de clients

Un despatx mercantil rep cada mes desenes de contractes de proveïdors dels seus clients per revisar. Un associat júnior dedica hores a llegir-los i omplir una fitxa amb parts, durada, preavís, limitació de responsabilitat i llei aplicable.

Amb el flux d’IA, el contracte es puja al gestor documental i en un parell de minuts apareix la fitxa completa, amb cada dada enllaçada al paràgraf d’on surt. El sistema marca les clàusules que s’aparten dels criteris del despatx, com una renovació automàtica sense preavís o una penalització desproporcionada, i genera un resum d’una pàgina. L’associat revisa la fitxa i dedica el seu temps a les clàusules assenyalades. Els documents es processen a servidors europeus i no s’usen per entrenar models, un requisit del secret professional; més detall a IA per a advocats.