Recepcionista IA per a la teva empresa

Què fa exactament una recepcionista IA?

Una recepcionista o secretària IA fa el mateix que la persona que agafa el telèfon a la teva recepció, amb la diferència que atén vàries trucades alhora i no té horari. Quan algú truca, la recepcionista IA saluda amb el nom de la teva empresa, entén què necessita i actua segons les regles que definim amb tu.

Les tasques habituals són aquestes:

• Donar, moure i cancel·lar cites a Google Calendar, Outlook o el programari de reserves que facis servir.
• Respondre preguntes freqüents: horaris, preus orientatius, adreça, aparcament, documentació que cal portar.
• Filtrar i transferir trucades a la persona adequada, o prendre nota del missatge si no hi ha ningú disponible.
• Enviar confirmacions i recordatoris per WhatsApp o SMS amb la data, l’hora i la ubicació.
• Registrar cada trucada al teu CRM o en un full de càlcul amb nom, motiu, resultat i gravació o transcripció.

En què es diferencia d’un contestador o d’una centraleta amb menú?

Un contestador desa un missatge que algú ha d’escoltar i tornar. Una centraleta amb menú obliga el client a prémer tecles, i molta gent penja abans d’arribar a l’opció que busca.

La secretària virtual amb IA conversa. El client diu «volia canviar la cita de dijous a la setmana que ve a la tarda» i l’agent busca el forat, el proposa i el confirma a la mateixa trucada. Si el client pregunta alguna cosa que no és a la informació de la teva empresa, l’agent ho reconeix, en pren nota i avisa el teu equip en lloc d’improvisar.

En comparació amb una recepcionista virtual humana externalitzada, la IA costa menys per trucada i no té pics d’espera. A canvi, cal definir bé els límits: què pot decidir sola i què ha de passar a una persona. Tècnicament és un dels agents d’IA per a empreses que desenvolupem, especialitzat en veu.

Exemple: una clínica dental amb dues cadires i el telèfon sonant a la consulta

Imagina una clínica dental amb dos odontòlegs i una auxiliar que també agafa el telèfon. Durant els tractaments ningú pot respondre, i les trucades perdudes acaben en pacients que reserven en una altra clínica.

Amb la recepcionista IA, el flux queda així: un pacient truca a les 13:40 per demanar una neteja. L’agent pregunta si ja és pacient, busca la seva fitxa pel número de telèfon, consulta l’agenda del programari de la clínica i li ofereix dos forats. El pacient tria dimarts a les 17:00. L’agent crea la cita, li envia la confirmació per WhatsApp amb l’adreça i programa un recordatori 24 hores abans.

Si un altre pacient truca amb un mal fort, l’agent segueix la regla d’urgències que ha definit la clínica: transfereix la trucada al mòbil de guàrdia o, si no la contesta, envia un avís immediat amb el resum. L’auxiliar revisa al final del dia un llistat amb totes les trucades i el que s’ha fet a cadascuna. Pots veure més casos del sector a IA per a clíniques.

Quant costa una recepcionista IA?

El cost té tres parts. La posada en marxa depèn de les integracions (agenda, WhatsApp, CRM) i de la complexitat de les trucades. El manteniment inclou ajustos, revisió de converses i canvis d’informació. Tots dos van amb pressupost tancat. El consum de la plataforma de veu es paga per minut directament al proveïdor, més el model d’IA i el número de telèfon.

Una pime que rep unes 300 trucades al mes de 2-3 minuts sol gastar en consum una quantitat força menor que el cost mensual d’una persona dedicada al telèfon. Per fer el càlcul amb les teves dades, fes servir la calculadora de cost de recepcionista IA: hi introdueixes trucades, durada i cost actual, i et dona una estimació.

Què passa amb la privadesa i l’avís que parla amb una IA?

La recepcionista IA es presenta com a assistent virtual a l’inici de la trucada, tal com exigeix el Reglament europeu d’IA, i el client pot demanar parlar amb una persona en qualsevol moment. Si graves o transcrius les trucades, l’agent n’informa i ho gestionem amb la base legal que correspongui segons el RGPD.

Triem proveïdors amb servidors o acords de tractament de dades a la UE sempre que és possible i limitem el que l’agent pot llegir dels teus sistemes: si només ha de veure forats lliures, no accedeix a l’historial clínic ni a dades de facturació.