IA per a assessories i gestories

Quines tasques d’una assessoria es poden automatitzar amb IA?

Es poden automatitzar les tasques que es repeteixen amb cada client i cada trimestre: registrar factures rebudes i emeses, classificar tiquets de despeses, conciliar moviments bancaris, demanar la documentació que falta i avisar de venciments. En una assessoria de 5 a 25 persones, aquestes tasques ocupen bona part de la jornada dels tècnics a les setmanes de tancament.

La IA actual llegeix documents amb formats diferents sense plantilles fixes, de manera que funciona amb la factura del proveïdor gran i amb el tiquet arrugat de la benzinera. El tècnic revisa el que el sistema marca com a dubtós.

Automatitzacions que implantem en assessories

Ordenades per la rapidesa amb què es noten en el dia a dia:

• Captura de factures i tiquets: el client els envia per correu, WhatsApp o una carpeta compartida; la IA extreu NIF, base, tipus d’IVA, retenció i data, i prepara el registre per al teu programa comptable. Mira automatitzar factures.
• Ajuda en la conciliació bancària: creua els moviments de l’extracte amb factures pendents i proposa l’aparellament; el tècnic confirma les que el sistema no veu clares.
• Recollida de documentació: abans de cada tancament, el sistema demana a cada client el que li falta, recorda els pendents i avisa el tècnic de qui continua sense enviar.
• Calendari fiscal per client: avisos automàtics de models trimestrals i anuals segons el règim de cada client, amb la llista del que necessites d’ell.
• Respostes a consultes recurrents: un assistent contesta per correu o WhatsApp dubtes com «aquesta factura és deduïble?» o «quan em carreguen l’IVA?» fent servir els teus criteris, i passa a un tècnic el que no és rutinari.
• Laboral i nòmines: lectura de parts d’alta, baixes i incidències enviats pels clients per preparar la nòmina del mes.

S’integra amb A3, Sage o Holded?

Sí, per la via que permeti cada programa. Holded té una API oberta i permet crear contactes, factures i assentaments directament. Les solucions de Wolters Kluwer (A3) i Sage ofereixen API a les versions al núvol i, a les d’escriptori, importació de fitxers amb format definit, que generem automàticament.

Si fas servir un altre programa, com Contasol, Contasimple o un ERP del client, apliquem la mateixa lògica: extraiem les dades, les validem i les deixem en el format d’entrada que accepti. A la trucada inicial revisem les teves eines i et diem quina via farem servir abans de pressupostar.

Què passa amb la confidencialitat de les dades dels clients?

Una assessoria tracta dades fiscals, bancàries i laborals de tercers, de manera que la IA ha de complir el RGPD igual que la resta dels teus sistemes. Treballem amb proveïdors d’IA que signen contracte d’encarregat del tractament, no entrenen amb les teves dades i poden processar a la UE.

A més, cada automatització accedeix només a les dades que necessita i deixa registre del que fa. Els agents que parlen amb clients no donen assessorament fiscal tancat: apliquen els criteris que has aprovat i deriven la resta. Si més endavant apliques els requisits de facturació verificable de la normativa antifrau, dissenyem els fluxos perquè no interfereixin amb el teu programari certificat.

Una setmana de tancament trimestral amb IA

Una gestoria de Saragossa amb 180 clients, entre autònoms i societats petites, entra a l’última setmana del trimestre. Deu dies abans, el sistema ha enviat a cada client la llista de documents pendents. A 60 els ha hagut de recordar dues vegades; a 15 els ha trucat un tècnic perquè continuaven sense contestar.

Les 2.300 factures i tiquets rebuts han passat per la captura automàtica. El 85 % entra al programa comptable amb només una revisió ràpida. La resta apareix en una safata de dubtes: tiquets il·legibles, factures sense NIF o tipus d’IVA poc habituals.

Mentrestant, l’assistent ha respost 70 consultes per WhatsApp sobre terminis i documentació. Els tècnics dediquen la setmana a revisar, quadrar i parlar amb els clients que tenen alguna cosa a decidir. Les xifres són il·lustratives i varien amb cada cartera de clients.