Calculadora de ahorro por automatización
Mete las horas y el coste de una tarea repetitiva y verás cuánto ahorras al año y en cuántos meses se paga.
Cómo funciona
- Indica cuántas personas hacen la tarea y cuántas horas por semana le dedica cada una.
- Añade el coste por hora de esas personas, con cargas sociales incluidas.
- Ajusta qué porcentaje de ese trabajo se puede automatizar y cuánto costaría hacerlo.
- Pulsa calcular y verás ahorro anual, horas liberadas, meses de retorno y equivalencia en jornadas completas.
¿Cómo se calcula el ahorro por automatización?
La fórmula es pública y la puedes repetir con una hoja de cálculo:
- Horas liberadas al año = personas × horas por semana × 46 semanas × % automatizable.
- Ahorro anual = horas liberadas × coste por hora.
- Meses de retorno = inversión ÷ ahorro anual × 12.
- Jornadas completas equivalentes = horas liberadas ÷ 1.760.
Usamos 46 semanas porque es lo que se trabaja de media en un año descontando vacaciones y festivos. Las 1.760 horas corresponden a una jornada completa anual aproximada.
Ejemplo con los valores por defecto: 5 personas × 8 horas × 46 semanas × 60 % = 1.104 horas al año. A 25 € la hora son 27.600 € de ahorro anual, y una inversión de 4.000 € se recupera en 1,7 meses.
¿Qué cifras debo poner?
El resultado solo es tan bueno como los datos. Para el coste por hora, divide el coste anual de la persona (salario bruto más cargas sociales, en España alrededor de un 30 % adicional) entre las horas trabajadas al año. Si no lo tienes, 20-30 € la hora es un rango razonable para puestos administrativos.
El porcentaje automatizable es la cifra más delicada. Sé prudente: tareas como copiar datos entre sistemas o clasificar correos se automatizan casi por completo, mientras que las que requieren criterio o trato con el cliente se automatizan en parte. Si dudas, empieza por un 40-50 %.
Para la inversión, pon el presupuesto que te hayan dado o una estimación prudente. Depende del número de pasos, de las herramientas que haya que conectar y del volumen. Si no tienes cifra, cuéntanos tu caso y te enviamos una propuesta con precio cerrado.
¿Cómo interpretar el resultado?
Si el retorno sale por debajo de 12 meses, el proceso es buen candidato para un piloto. Entre 12 y 24 meses, merece la pena si además reduce errores o tiempos de respuesta. Por encima de 24 meses, busca otro proceso con más volumen.
Ten en cuenta dos límites. Las horas liberadas no se convierten en ahorro si nadie las dedica a otra cosa: el valor real depende de a qué dedica tu equipo ese tiempo. Y la calculadora no incluye el coste mensual de mantenimiento ni el consumo de APIs de IA, que en una pyme suele estar entre 20 y 120 € al mes.
El siguiente paso es comprobarlo con datos reales. En nuestro servicio de automatización de procesos con IA cronometramos las tareas antes de proponer nada.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el ROI de una automatización?
El ROI compara el ahorro anual con la inversión. Aquí lo expresamos como meses de retorno: inversión dividida entre ahorro anual, por 12. Si inviertes 4.000 € y ahorras 27.600 € al año, recuperas la inversión en 1,7 meses.
¿Por qué 46 semanas y no 52?
Porque en un año hay vacaciones, festivos y bajas. 46 semanas es una media prudente de semanas efectivas de trabajo en España. Si tu caso es distinto, el resultado varía de forma proporcional.
¿Qué porcentaje de una tarea se puede automatizar?
Depende del tipo de tarea. Copiar datos, clasificar documentos o enviar recordatorios se automatiza casi al 100 %. Responder a clientes o revisar contratos suele quedarse entre el 40 y el 80 %, con una persona supervisando los casos complejos.
¿La calculadora incluye el mantenimiento?
No. Calcula el ahorro bruto y el retorno de la inversión inicial. Para una cifra neta, resta el mantenimiento y el consumo de APIs de IA, que en una pyme suele estar entre 20 y 120 € al mes.
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